Hankinnoilla on vaikutusta
Hankintayksiköt voivat tuotteita ja palveluita kilpailuttaessaan tavoitella hyvin erilaisia asioita. Kilpailutuksen käynnistävänä tekijänä voi toimia esimerkiksi edellisen sopimuksen päättyminen, mutta myös uusien, innovatiivisten tuotteiden tai palveluiden etsiminen vanhentuneiden tilalle. Selkeä tavoitteen asetanta, eli esimerkiksi se, tavoitellaanko maksimaalisia säästöjä vai parasta laatua, vaikuttaa siihen, miten tarjouspyynnön ehdot ja vertailukriteerit kannattaa valmisteluvaiheessa rakentaa.
Tavoiteasetanta luo pohjan ja mittarit vaikuttavuudelle, jota kilpailuttamisen kautta tavoitellaan. Kilpailutuksen voi katsoa onnistuneen hienosti, vaikka hinnat vähän nousisivatkin, mikäli hankinnan tavoitteena on vaikkapa prosessointiajan puolittaminen, parempi kulutuskestävyys tai siirtyminen energiaa säästävien tuotteiden käyttämiseen.
Katse tuloksiin
Se, miten onnistunut tai vaikuttava toteutettu hankinta lopulta oli, selviää usein vasta sopimuskaudella. Eurojen lisäksi vaikuttavuus koostuu monista muistakin osatekijöistä. Kilpailutusten kautta syntyvän lisäarvon mittaaminen on vaativa prosessi.
Hansel käynnisti vuoden 2019 lopulla hankkeen, jossa tavoitteena on kerätä lisätietoa asiakaskohtaisten kilpailutusten vaikuttavuudesta. Jokaisen hankkeen vaikuttavuudelle asetetaan projektin käynnistysvaiheessa mitattavat tavoitteet.
Vaikuttavuutta mittaavia tekijöitä ovat:
- hankkeen vastuullisuus
- innovatiivisuus
- saavutetut kustannussäästöt
- kilpailutetun tuotteen tai palvelun laadukkuus
- osaamisen kasvattaminen.
Kilpailutuksen päättyessä vaikuttavuutta arvioidaan asetettuihin kvantitatiivisiin ja kvalitatiivisiin tavoitteisiin peilaten.
Ensimmäisiä tuloksia vaikuttavuuden mittaamisesta ja saavutetuista tuloksista asiakaskohtaisten hankkeiden osalta on odotettavissa vuoden 2020 aikana.