Aktiivinen yhteistyö takaa hyvät käytännöt

Hanselin yhteishankinnoissa hankintojen arvo on yleensä huomattava. Siksi niillä on suuri yhteiskunnallinen vaikuttavuus, ja niille asetetaan hankinnan laadukkuuden ja kustannusten rajaamiseen liittyvien tavoitteiden lisäksi myös muita tavoitteita.

Julkisilla hankinnoilla voidaan vaikuttaa muun muassa kestävään kehitykseen, markkinoiden toimivuuteen, pk-yritysten asemaan, alueellisen elinvoiman turvaamiseen, innovaatioiden edistämiseen ja työllistämiseen. Näiden kaikkien tavoitteiden yhdistäminen jokaisessa hankinnassa ei ole aivan yksinkertaista. Vaikkapa konsultointipalveluiden hankinnassa ympäristövastuullisuudella on vähemmän vaikutusta kuin esimerkiksi ajoneuvojen hankinnassa.

Asiakastarve edellä, markkinat tuntien

Yhteishankintojen suunnittelussa keskeinen työkalu on kattava asiakastarpeen ja toimittajamarkkinan analyysi. Aktiivisella, sopimuskauden aikaisella asiakasyhteistyöllä sekä kilpailutusten valmisteluun osallistuvilla asiakastyöryhmillä pyritään varmistamaan sopimuksen toimivuus asiakkaiden näkökulmasta. Markkinakartoituksella ja markkinavuoropuhelulla puolestaan varmistetaan, että hankinnan kohteen määrittely vastaa markkinoilla olevia tuotteita ja palveluja, ja että tarjoajien soveltuvuusvaatimukset asetetaan oikealle tasolle.

Sopimuskauden aikaisella aktiivisella asiakas- ja toimittajayhteistyöllä varmistetaan sopimuksella hankittavien tuotteiden laatu ja kehitys sekä toimittajille asetettujen soveltuvuusvaatimusten tason säilyminen. Erityisesti joissakin jatkuvien palvelujen yhteishankinnoissa asiakastyöryhmä jatkaa työtään koko sopimuskauden ajan, jolloin palvelutasoon ja palvelujen laadun kehittämiseen voidaan vaikuttaa yhteistyössä.

Toimittajaraportoinnin, valvomopalvelujen ja säännöllisten toimittajatapaamisen kautta valvotaan toimittajien suorituskykyä ja sopimusvelvoitteiden täyttymistä. Toimittajatapaamisissa Hanselin kategoriapäälliköt saavat arvokasta uutta tietoa toimialan kehityksestä ja uusista näkymistä, ja voivat ottaa ne huomioon tulevia kilpailutuksia suunnitellessaan.