Hankintatoimi rakennettiin yhdessä

Vuoden 2019 alussa perustetussa, liikenteen ohjaukseen keskittyvässä Traffic Management Finlandissa lähtötilanne oli herkullinen, kun konsernin hankintatoimen johtamista ja käytäntöjä päästiin valmistelemaan puhtaalta pöydältä. Asiantuntija-avuksi tähän otettiin mukaan Hanselista kehittämisyksikön päällikkö Kalle Pinni.

Yhtiön hankinnat ovat pääasiassa liikenteen ohjaukseen liittyviä ICT-järjestelmiä, konsultointipalveluita sekä ohjauslaitteisiin liittyviä rakentamisen palveluita ja tarvikkeita. Lähtökohtaisesti kyseessä ovat aina mittavat hankinnat, minkä vuoksi konsernihallinnon osaksi haluttiin vahva, oma hankintatoimi.

Liikkeelle lähdettiin ylätason Hankintatoimen periaatteet, johtaminen ja organisointi -paketin laatimisesta. Se sisällytettiin konsernin Corporate Governance -ohjeistukseen.

”Organisoinnin ja henkilötarpeen määrittelyn jälkeen pääsimme kesän aikana rekrytoimaan meille tarvittavat hankintaosaajat”, kertoo hankintatiimiä vetävä laki- ja hankintapäällikkö Mirva Hannukainen.

Koko talo hankintaopissa

Konsernin yhteiset hankintaprosessit määriteltiin työpajoissa. Päivittäistä apua tarjoaa kolmen hankinta-ammattilaisen ryhmä. He muodostavat yhdessä tytäryhtiöiden hankintayhdyshenkilöiden kanssa konsernin hankintakoordinaatioryhmän, joka kokoontuu kerran kuukaudessa. Tapaamisissa vaihdetaan tietoa meneillään olevista ja tulevista hankinnoista sekä pyritään löytämään yhteishankintamahdollisuuksia tehokkuuden saavuttamiseksi. Yhtiöiden toimitusjohtajien kanssa hankinta-asioita katsotaan läpi kerran kvartaalissa.

”On tärkeää, että prosessit on yhdessä sovittu ja niitä noudatetaan. Harvemmin hankintoja tekeville niiden opettaminen kohta kohdalta ei kuitenkaan ole järkevää, vaan painotamme meidän hankinta-ammattilaisten roolia tuen antajina”, Mirva Hannukainen kuvailee.

Konsernille laadittiin kehittämisprojektissa omat koulutusaineistot ja joka kuukausi Mirva tiimeineen pitää pienimuotoisia hankintatietoiskuja. Aiheina näissä ovat olleet muun muassa hankinnan suunnittelu, tarjouspyynnön laatiminen, tarjousten vertailu sekä sopimuskausi ja sopimusvastaavan rooli. Tärkein kohderyhmä ovat ne henkilöt, joilla on lähiaikoina hankinta tehtävänä.

”Kiitosta olemme saaneet siitä, että hankintatoimi on suunnitelmallista ja järjestelmät toimivia. Hallituilla hankinnoilla voimme myös saavuttaa enemmän säästöä”, iloitsee Mirva Hannukainen.

Organisaation omien toimintamallien kehittämisen rinnalla on luotu ohjeet toimittajayhteistyöhön. Mirva kiittää Hanselin Kalle Pinniä hyvistä ideoista ja neuvoista matkan varrella. Käytännön linjauksia, ohjeita ja työkaluja on syntynyt useita.

”Jatkoakin yhteistyölle on luvassa, kun alamme esimerkiksi pohtimaan innovaatioiden edistämistä hankinnoissamme.”