Olennaisuusarvio
Syksyllä 2019 toimintaympäristömme muuttui yritys- ja omistusjärjestelyn myötä merkittävästi, minkä vuoksi oli myös aika päivittää vastuullisuustyötämme ohjaava olennaisuusmatriisi. Otimme tähän perusteelliseen työhön avuksi ulkopuolisen asiantuntijan, joka fasilitoi prosessiamme ja haastatteli sidosryhmiämme sen ymmärtämiseksi, mitkä näkökohdat hankintojen vastuullisuudessa ovat kaikkein keskeisimmät.
Ajankohta työlle oli mielenkiintoinen, sillä kuntasektorin asiakkaat olivat juuri päässeet hyödyntämään palveluitamme. Sidosryhmähaastatteluissa kuntapuoli oli mukana kertomassa odotuksistaan. Lisäksi vastuullisuus näkyi aikaisempaa suuremmalla painoarvolla myös tuoreessa hallitusohjelmassa, mikä osaltaan haastaa meitä kehittämään käytäntöjä entistäkin voimakkaammin.
Työskentelyn pohjaksi kokosimme pitkän listan olennaisuusasioista, joista työpajoissa karsittiin työryhmällä kanssa lyhyempi lista kaikista keskeisimmistä vastuullisuusteemoista. Vastuullisuusryhmä teki ehdotuksen uudesta olennaisuusmatriisista yhtiön johtoryhmälle, joka hyväksyi asian 8.10.2019. Lopulliseen olennaisuusmatriisiin valikoitui yhdeksän asiaa. Katso lisätietoja klikkaamalla matriisin palloja.
Ilmasto- ja ympäristövastuulliset hankinnat
Harmaan talouden torjunta
Julkisten hankintojen
avoimuus ja läpinäkyvyys
Eettiset toimintaperiaatteet
Asiakkaiden ja toimittajien tukeminen,
sitouttaminen sekä ohjaaminen
Tehokkaat hankinnat koko julkiselle sektorille
Sosiaalisesti vastuulliset hankinnat
Markkinoiden
toimivuus ja hyvät
kilpailuttamiskäytännöt
Hyvinvoiva ja
osaava työyhteisö
Sosiaalinen vastuu
Taloudellinen vastuu
Ympäristövastuu
Vaikutuksia usealla alueella
Ilmasto- ja ympäristövastuulliset hankinnat on mahdollista toteuttaa Hanselin sopimuksilla. Meillä on yli kymmenen vuoden kokemus ympäristöasioiden huomioimisesta kilpailutuksissa. Mittari: Hanselin ympäristötunnus
Harmaan talouden torjunta on pitkään ollut mukana prosesseissamme. Vaadimme sopimustoimittajiltamme hyvää suoriutumista sopimusvelvoitteistamme ja seuraamme tilannetta jatkuvasti automatisoidun valvomopalvelun kautta. Emme hyväksy harmaata taloutta ja meillä on käytössä työkaluja sen estämiseksi. Mittari: talouden vastuun tunnus
Julkisten hankintojen avoimuus ja läpinäkyvyys on toimintamme yksi perusperiaate. Verovaroin toteutetuissa hankinnoissa vastuu on suuri. Ylläpidämme Tutkihankintoja.fi-palvelua. Tulevaisuudessa tavoitteemme on myös avata koko hankintaketjua aiempaa enemmän, kun dataa saadaan esimerkiksi uudistetusta Hilma-palvelusta. Mittari: Tutkihankintoja.fi-sisällön laajeneminen
Eettiset toimintaperiaatteet ovat Hanselin toiminnan perusta. Olemassaolomme edellytys on läpinäkyvä ja avoin toiminta sekä asiakkaiden että toimittajien suuntaan. Yhtiöön perustettiin lokakuussa 2019 uusi compliance-toiminto tukemaan tätä tavoitetta. Mittari: ei väärinkäytöksiä
Asiakkaiden ja toimittajien tukeminen, sitouttaminen sekä ohjaaminen kuuluu rooliimme hankintatoimen kokonaisuuden kehittäjänä. Palvelemme asiakkaitamme ja toimittajiamme usean kanavan kautta. Arvostamme toimivaa yhteistyötä ja säännöllistä vuorovaikutusta. Digitaalisista palveluistamme kehitämme ensiluokkaisia. Mittari: asiakas- ja toimittajatyytyväisyys
Tehokkaat hankinnat koko julkiselle sektorille aikaansaadaan keskittämällä hankintoja. Meillä on vahva näyttö siitä, että keskittämisellä aikaansaadaan sekä hinta- että prosessisäästöjä. Mittari: yhteishankintavolyymi
Sosiaalisesti vastuulliset hankinnat ovat mukana Hanselin uudessa vastuullisuusanalyysissä. Olemme viime vuoden aikana pyrkineet lisäämään Code of Conduct -vaatimukset yhä useampiin sopimuksiin, joissa muun muassa pitkät alihankintaketjut aiheuttavat haasteita. Esteettömyys ja työllistäminen nousevat nyt myös useammin esille kilpailutuksissamme. Mittari: sosiaalisen vastuun tunnus
Markkinoiden toimivuus ja hyvät kilpailuttamiskäytännöt ovat tärkeä osa työtämme. Olemme aktiivisia toimittajamarkkinoilla ja tunnemme ne. Haluamme, että kilpailutuksemme herättävät mielenkiintoa. Kilpailutamme prosessiemme mukaisesti, mihin sisältyy aina myös laadunvarmistus. Mittari: pk-yritysten osuus volyymistä
Hyvinvoiva ja osaava työyhteisö on menestymisen edellytys. Hanselilainen on arvostettu julkisen hankinnan osaaja ja myös jakaa osaamistaan muille. Mittari: henkilöstötyytyväisyys, koulutuspäivien lukumäärä
Vastuullisuuden johtamistapa
| Olennaisuusteema | Olennaiset näkökohdat | Rajaukset ja vaikutukset | Johtamiskäytäntö | Tehokkuuden arviointi |
| Tehokkaat hankinnat koko julkiselle sektorille | Tehokas julkisten varojen käyttö; hinta- ja prosessisäästö |
Yhteishankintojen volyymiedulla vaikutusta laajasti asiakkaiden talouteen | Päävastuu kategoriahallinnalla, laaja sisäinen ohjeistus | Hinta- ja volyymiseuranta, säästölaskelmia |
| Eettiset toimintaperiaatteet | Toiminnan luonteen vuoksi vaatimustenmukainen toiminta on välttämätöntä | Jokaisen työntekijän toiminnalla suora vaikutus | Compliance-toiminto perustettu ja compliance officer nimetty | Compliance-seuranta ja -raportointi; tapahtuma- ja lahjalista |
| Ilmasto- ja ympäristövastuulliset hankinnat | Hankintojen kautta voidaan aikaansaada positiivinen vaikutus ilmastoon ja ympäristöasioihin | Vaikutus tulee toimittajien tuotteille ja palveluille asetettujen vaatimusten kautta | Vastuullisuuden johtaminen ja vastuullisuusprosessien noudattaminen; uusi työkalu vastuullisuusanalyysi |
Ympäristötunnus; mahdollisimman kattavasti ilmasto- ja ympäristövaikutuksia kilpailutuksiin; ympäristöasiat huomioitu, % |
| Julkisten hankintojen avoimuus ja läpinäkyvyys | Julkisten varojen käytön on oltava läpinäkyvää | Yhteishankintatietoa kerätään järjestelmällisesti; asiakkaiden kanssa tehdään yhteistyötä heidän hankintatietojensa avaamiseksi |
Analytiikkapalveluiden kehittäminen | Hankintatietojen määrä; tutkihankintoja.fi-palvelun laajentaminen |
| Sosiaalisesti vastuulliset hankinnat | Yhteishankintojen vaikuttavuus suuri ja mm. alihankintaketjujen huomiointi hankinnoissa | Vaikutukset näkyvät sopimustoimittajien ja näiden alihankkijoiden toiminnassa | Code of Conduct yhteishankintasopimuksen liitteenä | Sosiaalisen vastuun tunnus, % |
| Harmaan talouden torjunta | Sopimustemme kautta käytetään julkisia varoja, jolloin on tärkeää torjua harmaata taloutta | Hansel valvoo sopimustoimittajiensa toimintaa | Taloudellisen vastuun prosessit ja seuranta | Taloudellisen vastuun tunnus, % |
| Markkinoiden toiminta ja hyvät kilpailuttamiskäytännöt | Julkiset hankinnat on pyrittävä toteuttamaan olemassa olevat kilpailuolosuhteet hyväksi käyttäen | Hanselin tavoite on saada kilpailutuksiinsa useita tarjouksia | Hankinnan valmisteluvaiheessa prosessinmukainen toiminta | Tarjousten lukumäärä/kilpailutus; sopimustoimittajien ja alihankkijoiden lukumäärä; pk-yritysten osuus toimittajista |
| Asiakkaiden ja toimittajien tukeminen, sitouttaminen ja ohjaaminen | Julkisen hankintatoimen kehittäminen | Suora vaikutus hyvien toimintamallien ja käytäntöjen jakamiseen | Laaja sisäinen ohjeistus | Asiakas- ja toimittajatyytyväisyys; osallistujien lukumäärä eri tilaisuuksiin |
| Hyvinvoiva ja osaava työyhteisö | Strateginen tavoite: olemme julkisen hankinnan arvostetuin osaaja ja halutuin työpaikka | Yhtiön toiminnalla ja johtamistavalla suora vaikutus | HR-prosessit | HR-tunnusluvut, henkilöstön tyytyväisyys |